Secrétariat / Administration

L’assistant joue un rôle de facilitateur et de relais d’information auprès d’équipes ou d’un manager dans des environnements divers (commercial, juridique, RH, finance, travaux, …). Il apporte un soutien quotidien aux activités de l’équipe ou du manager.

Traitement de l’information

• Réceptionne et traite les appels téléphoniques, les mails, le courrier
• Gère toutes les demandes d’achat du service (prestations, matériel, fourniture) et assure le suivi budgétaire
• Effectue les saisies et mises en forme de documents (courriers, tableaux, présentations,…)
• Effectue le classement et l’archivage physique et électronique (GED, sharepoint,…)
• Veille à la mise à jour de documents (tableaux de bord, organigrammes…)
• Veille au respect des procédures internes et à la protection de l’information

Organisation de l’activité

• Gère l’agenda de l’équipe et /ou du responsable
• Contribue à l’avancement des projets et activités du service par la gestion de dossiers spécifiques
• Organise les réunions, les déplacements et les événements occasionnels
• Accueille les visiteurs
• Organise l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Promeut l’usage de nouveaux outils digitaux
• Est référent sur les différents outils bureautiques et digitaux 

Communication

• Assure la circulation de l’information et le lien entre les entités
• Véhicule une image de marque positive de l’équipe et de l’entreprise
• Développe et anime son réseau d’interlocuteurs internes et externes

Le chargé Environnement de travail a pour mission de mettre et de maintenir un cadre de travail favorable à l’efficience et au bien-être de chaque collaborateur, dans le respect des normes en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement, et dans une logique de maîtrise des coûts et d’amélioration de la qualité des services rendus.

Exploitation du site et de ses équipements

• Assure l’entretien et la maintenance courante des installations
• Propose et suit les travaux d’amélioration des aménagements (remplacement, travaux neufs etc.)
• Veille à la maîtrise des coûts (consommation d’énergie, gestion des déchets, etc.)
• Gère la relation avec les propriétaires de site
• Négocie les baux de location et les avenants 

Application des réglementations

• Propose et met en œuvre des mesures correctives afin de respecter les obligations légales, réglementaires ou contractuelles
• Veille à l’application de la législation en matière d’hygiène et de sécurité
• Conseille la direction sur des actions de prévention, sécurité, hygiène et santé au travail
• Élabore, fait approuver et appliquer les plans de prévention

Gestion des prestataires

• Négocie les contrats avec les différents prestataires (accueil, espaces verts, restauration, sécurité, nettoyage, …)
• Suit et contrôle les prestations de service 

Service aux collaborateurs

• Gère les réclamations des collaborateurs et déclenche les interventions
• Aménage les espaces de travail
• Communique auprès des collaborateurs et de la direction sur les interventions et changements
• Sensibilise les collaborateurs aux pratiques éco-responsables : économie d’énergie, lutte contre le gaspillage, etc

Conditions d’exercice spécifiques : Est amené à réaliser des astreintes